Tilausten käsitteleminen

Kun asiakkaat tekevät verkkokauppaasi tilauksia, sinun on käsiteltävä ne hallintatyökalussa. Tässä artikkelissa ohjeistetaan tilausten käsitteleminen yleisimmissä tapauksissa.

Tilausten käsittely tapahtuu muutamilla eri tavoilla riippuen tilaukseen liittyvien lähetysten määrästä. Tässä artikkelissa käydään läpi yleisimmät tilanteet tilausten käsittelyssä.

Toimittaminen yhdessä erässä

Voit käsitellä yhdessä erässä lähetettävän tilauksen pikakäsittelyllä tai vaiheittain. Alla käydään läpi molemmat käsittelytavat.

Pikakäsittelyn käyttäminen

Tilauksen pikakäsittely hoitaa yhdellä napinpainalluksella yleisimmät tilauksen käsittelyyn liittyvät toiminnot. Sen tarkoitus on säästää aikaa ja vähentää mekaanista työtä.

Älä käytä pikakäsittelyä jälki- tai osatoimituksissa. Merkitse yksittäiset lähetykset toimitetuksi yksi kerrallaan.

Voit pikakäsitellä vain tilauksia, jotka sisältävät vain yhden lähetyksen.

Näin pikakäsittelet tilauksen:

  1. Tarkista sivun oikean reunan Maksutapahtumat-valikosta, että asiakas on suorittanut kaikki tarvittavat maksut.
  2. Paina Pikakäsittele tilaus -painiketta tilaussivun yläreunassa.

    • Pikakäsittely suorittaa seuraavat toiminnot:

      • Koko tilauksen tilaksi vaihdetaan Toimitettu, ja tilaus piilotetaan Tilaukset-sivun listalta.
      • Klarna Checkout -maksut aktivoidaan (jos käytät vanhoja Klarna Lasku tai Klarna Tili -palveluja, maksuja ei aktivoida).
      • Asiakkaalle lähetetään toimitusvahvistus
      • Tilaukselle luodaan osoitekortti. Jos tilauksella on käytössä jokin kuljetuspalvelu (esim. Shipit tai Unifaun), MyCashflow luo osoitekortin, jota voidaan käyttää toimitukseen käytettävällä palvelulla.

  3. Tulosta lähetyksen osoitekortti tilaussivun Lähetystiedot-osiossa.
  4. Tulosta muut tarvittavat tilausdokumentit tilaussivun yläreunan Tulosta tilausdokumentit -valikosta.
  5. Jos tilausten arkistointi on käytössä, arkistoi tilaus kirjanpitoon, kun olet varma ettei siihen enää tule muutoksia.
    • MyCashflow'n asiakaspalvelu voi asettaa arkistoinnin päälle verkkokaupassasi.

Kun tilaus on käsitelty, se ei enää näy Tilaukset-sivulla oletusarvoisesti. Jos haluat tarkastella toimitettua tilausta, voit hakea sen näkyviin tilaushaun avulla asettamalla Tila-kentän arvoksi Toimitettu.

Vaiheittainen käsittely

Jos tilausta ei voi käsitellä yhdellä kertaa pikakäsittelyn avulla, voit käsitellä tilauksen vaiheittain.

Alla käsitellään tilaus, joka sisältää vain yhden lähetyksen, joka toimitetaan yhdessä erässä

  1. Tarkista sivun oikean reunan valikosta, että asiakas on suorittanut kaikki tarvittavat maksut.
    • Joidenkin maksupalvelujen maksut on aktivoitava käsittelyn yhteydessä (esim. Klarna), jotta ne tilitetään verkkokauppasi pankkitilille.
  2. Valitse kaikki tuotteet lähetyksen tuotelistalta.
  3. Paina lähetyksen otsikkorivillä Merkitse toimitetuksi -painiketta.
  4. Tulosta lähetyksen osoitekortti tilaussivun Lähetystiedot-osiossa.
  5. Tulosta muut tarvittavat tilausdokumentit tilaussivun yläreunan Tilausdokumentit-valikosta.
  6. Jos tilausten arkistointi on käytössä, arkistoi tilaus, kun olet varma että siihen ei enää tule muutoksia.
    • MyCashflow'n asiakaspalvelu voi asettaa arkistoinnin päälle verkkokaupassasi.

Kun tilauksen ainoa lähetys on merkitty toimitetuksi, koko tilauksen tilaksi vaihdetaan Toimitettu.

Kun tilaus on käsitelty ja kaikki lähetykset merkitty toimitetuksi, tilaus ei enää näy Tilaukset-sivulla oletusarvoisesti. Jos haluat tarkastella toimitettua tilausta, voit hakea sen näkyviin tilaushaun avulla asettamalla Tila-kentän arvoksi Toimitettu.

Osittais- ja jälkitoimitusten käsittely

Jos jokin tilatuista tuotteista on loppunut varastossa tai tilaus toimitetaan muusta syystä useassa erässä, voit jakaa tilauksen useaan lähetykseen ja käsitellä ne yksi kerrallaan.

  1. Valitse lähetyksen tuotelistalta tuotteet, jotka toimitetaan ensimmäisessä erässä.
  2. Paina lähetyksen osoiterivillä Luo osatoimitus valituista tuotteista -painiketta.
  3. Määritä lähetyksen tiedot tarvittaessa Lähetystiedot-kohdassa.
  4. Tarkista sivun oikean reunan valikosta, että asiakas on suorittanut kaikki tarvittavat maksut.
    • Joidenkin maksupalvelujen maksut on aktivoitava käsittelyn yhteydessä (esim. Klarna), jotta ne tilitetään verkkokauppasi pankkitilille.
  5. Paina luomasi lähetyksen otsikkorivillä Merkitse toimitetuksi -painiketta.
  6. Tulosta lähetyksen osoitekortti Lähetystiedot-osiossa.

Nyt olet toimittanut tilauksen ensimmäisen erän. Kun olet valmis, voit toimittaa loput tuotteet omana lähetyksenään tai tarvittaessa lisätä tilaukselle tuotteita ja jakaa tilauksen useampaan erään. Toista tällöin edellä listatut vaiheet uusien lähetyksien kohdalla.

Toimituksessa kadonneet tuotteet ja vaihdottomat reklamaatiot

Jos joitakin tilauksen tuotteista on lähetettävä uudestaan ilman tuotteiden vaihtoa, voit lisätä tilaukselle uuden lähetyksen tätä varten.

Voit lisätä tilaukselle täysin uusia lähetyksiä vain silloin, kun tilauksen kaikki lähetykset on toimitettu.

Jos sinun on lisättävä keskeneräiselle tilaukselle lähetyksiä, tutustu osatoimituksien luomiseen.

Älä lisää tilaukselle tarpeettomasti uusia lähetyksiä

Käytä uusia lähetyksiä esimerkiksi seuraavissa tilanteissa:

  • Jokin tilauksen lähetyksistä on hävinnyt toimituksessa ja haluat lähettää samat tuotteet uudestaan.
  • Asiakas reklamoi jonkin tuotteen, mutta reklamaatioon ei liity palautusta tai vaihtoa, vaan alun perin lähetetty tuote jää asiakkaalle.

Älä luo valmiille tilaukselle uutta lähetystä, jos asiakas haluaa tehdä lisäyksiä tai muutoksia jo toimitettuun tilaukseen. Luo tällöin asiakkaalle uusi tilaus tai käsittele tuotevaihto.

Näin lisäät toimitetulle tilaukselle uuden lähetyksen:

  1. Paina tilaussivun Lähetystiedot-osiossa Uusi lähetys -painiketta.
  2. Lisää uudelle lähetykselle Lähetystiedot-osiossa toimitusasetukset ja muut tiedot:
    • Toimitustapa
    • Mahdollinen noutopiste
    • Seurantakoodi, jos toimituspalvelu ei luo sitä automaattisesti
    • Pakettien määrä
    • Paino
  3. Tallenna uuden lähetyksen tiedot.
  4. Lisää lähetykselle tarvittavat tuotteet.
  5. Kun olet lisännyt tuotteet, voit lisätä tilaukselle tarvittaessa uuden maksutapahtuman.
  6. Kun olet lähettänyt tuotteet asiakkaalle, paina Merkitse toimitetuksi -painiketta uuden lähetyksen osoiterivillä.
  7. Käsittele tilaus loppuun.

Tilauksen tilat

MyCashflow'ssa tilaus voi olla kolmessa eri tilassa käsittelynsä aikana:

  • Käsittelyssä: Kaikki tilaukset ovat tässä tilassa oletusarvoisesti. Tilaus voidaan palauttaa tähän tilaan vielä toimittamisen jälkeen perumalla tai palauttamalla tilauksen lähetyksiä.
  • Toimitettu: Kun tilauksen kaikki lähetykset on toimitettu, tilaus siirtyy tähän tilaan.
  • Peruttu: Kun perut tilauksen tai sen kaikki lähetykset, se siirretään tähän tilaan. Tilausta on mahdollista palauttaa tästä tilasta takaisin käsittelyyn.
  • Palautettu: Jos palautat kaikki tilauksen lähetykset, tai käytät Palauta koko tilaus -toimintoa, tilaus siirtyy tähän tilaan.

    Lue lisää palautusten ja vaihtojen käsittelemisestä.

Tilauksen tila vaihtuu automaattisesti, kun suoritat tilauksen käsittelyyn liittyviä toimintoja.