Rekisterin pitäjän tulee laatia jokaisesta eri henkilörekisteristä rekisteriseloste, josta ilmenee, kuka on henkilötietojen käsittelystä vastaava rekisterinpitäjä. Selosteesta ilmenee myös, mitä henkilötietoja rekisterissä on, mihin niitä käytetään ja minne tietoja säännönmukaisesti luovutetaan sekä tietojen suojauksen periaatteet.
Rekisteriseloste tulee pitää jokaisen saatavilla rekisterinpitäjän toimipaikassa. Jos palvelua käytetään tietoverkossa, rekisteriseloste tulee liittää verkkopalvelun yhteyteen. Rekisteriselosteet ovat materiaalia, jotka asiakas saa halutessaan tarkasteltavaksi.
Mitä rekisteriselosteeseen pitäisi täyttää?
1) Rekisterinpitäjä
Yritys, yhteisö tai henkilö, jonka käyttöä varten henkilörekisteri perustetaan.
2) Yhteyshenkilö
Henkilö, jolle voidaan esittää tiedusteluja koskien henkilötietojen käsittelyä.
3) Rekisterin nimi
Nimi joka ilmaisee rekisterin käyttötarkoituksen, kuten esim. henkilörekisteri.
4) Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
Minkä tehtävän hoitamiseksi rekisteri on perustettu. Tällaisia asioita ovat esim. jäsenyyden, asiakas- tai palvelusuhteen hoitaminen.
5) Rekisterin tietosisältö
Ne tiedot, joita rekisteröidystä voidaan tallettaa.
6) Tietojen luovutukset
Tieto siitä, kenelle tieto luovutetaan, mikäli luovutetaan ja mihin se perustuu. Luovutuksen perusteena voi olla rekisteröidyn suostumus tai lain säännös.
7) Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
Merkintä siitä siirretäänkö henkilötietoja Euroopan Unionin tai Euroopan Talousalueen ulkopuolelle.
8) Rekisterin suojauksen periaatteet
Ilmoitus siitä, miten tiedot on suojattu organisaation ulkopuolisilta ja miten käyttöoikeudet on rajattu organisaation sisällä. (Huom. tähän suojauksen perusperiaatteet, ei tietoturvaa vaarantavia yksityiskohtia)