Kaikki ongelmasi johtuvat tuotenumeroista

Ehkä otsikko on hieman yliampuva, mutta siinä on vinha totuus. Olen käynyt vuosien varrella satoja keskusteluja verkkokauppiaiden kanssa integraatioista ja prosesseista. Olen myös selvitellyt kymmeniä ja taas kymmeniä kertoja, että miksi jollain tuotteella on väärä saldo, miksi hinta ei päivity tai miksi verkkokaupan myynnit eivät vähentyneet varastonhallintaohjelmistosta. Arvaapa mitä, lähes aina syynä on ne he***tin tuotenumerot!

 

Minun on vaikea korostaa liikaa tuotenumeroiden tärkeyttä verkkokauppiaille. Itse asiassa olen saarnannut niistä paljon varsinkin tänä syksynä. Kuitenkin monesti minusta tuntuu, ettei nyökkäilevä pää ymmärrä täysin miten tärkeästä asiasta on kyse.

Koko ongelman ydin yksinkertainen: tuotenumero on se linkki taloushallinto-ohjelman ja verkkokaupan tuotteiden välillä. Jos tämä linkki on rikki, niin yhteys ei toimi. Kun yhteys ei toimi, alkaa tapahtumaan outoja asioita.

Tässä muutama tyypillinen kuvio, joiden vuoksi huonosti hoidetut tuotenumerot maksavat sinulle rahaa, aiheuttavat kiireellisesti korjattavia tulipaloja tai jälkikäteen tehtäviä selvittelymaratoneja:

  • Tuotteella ei ole tuotenumeroa verkkokaupassa, jolloin tuotteen saldo ja hinta voivat olla ihan mitä tahansa. Ehkä se on nollilla kun saldo ei ole päivittynyt uuden erän hankinnan jälkeen ja siksi asiakkaat eivät voi tilata tuottetta. Tai sitten saldoa on verkossa vaikka kuinka paljon vaikka oikeasti kaikki on myyty myymälän kautta jo aikaa sitten.
  • Tuotteella on verkkokaupassa väärä tuotenumero – tilanne on pitkälti sama kuin tuotenumeroa ei olisi ollenkaan.
  • Verkkokauppa myy tuotteen, jolla on väärä tai puuttuva tuotekoodi – taloushallintoon siirrettäessä tämä myynti ei kohdistu mihinkään. Ehkä integraatio on toteutettu estämään tämän siirto, taloushallinto tarjoaa työkalut kohdistamattomien selvittelyyn tai sitten näistä selvitellään joskus kirjanpitäjän painostuksesta. Kuinka vaan, niin lisätyö on konkreettista ja tunnen aika vähän ihmisiä, jotka nauttivat tämän tyyppisistä tehtävistä.
  • Usein riittää, että tilauksen tuotteista yhdellä on virheellinen tai puuttuva tuotenumero ja taloushallinto-ohjelma hylkää koko tilauksen. Tämä aiheuttaa helposti sen, ettei virheellisen tuotteen lisäksi myöskään muille tuotteille tehdä vähennyksiä varastosta. Tästä seuraa taas se, että myös muiden tuotteiden saldot voivat heitellä ja mahdollisesti kohta joku toinen asiakas ostaa tuotetta, jota ei ole saatavilla. Lyhyesti, yhden tuotteen virheellinen tuotenumero voi sekoittaa toisen tuotteen saldoja.

Vaikeus on siinä, että usein näitä tuotenumeroita on tuhansia. Jokaiselle tuotteen väri- ja tuotevaihtoehdolle omansa. Lisäksi tuotenumerot elävät koko ajan – tuotteita tulee ja menee, valmistajat vaihtelevat tuotenumeroita joskus pienienkin tuotemuunnosten jälkeen ja niin edelleen. Tottakai soppaa hämmentää vielä useampi kokki.

Viime kädessä vastuu tästä kuuluu tietenkin verkkokaupan johdolle. Verkkokaupan johto maksaa myös virheistä syntyvät kustannukset sekä ylimääräisestä selvittely- ja korjailutöistä aiheutuneina palkkakustannuksina sekä asiakkaiden tyytymättömyytenä, kun joudutaan selittelemään, että valitettavasti tätä tuotetta ei ole enää saatavilla vaikka verkkokauppa antoi sen ostaa.

Onko sinun verkkokaupassasi ja muissa järjestelmissä kaikilla tuotteilla yksilöllinen tuotenumero? Onko teillä selkeä ”master-järjestelmä” jossa on aina ajantasaiset saldot ja hinnat, josta muut järjestelmät seuraavat muutoksia?

  • vieras

    Moikka, ja kiitos tästä jutusta. Tarviiko ladattaville tuotteille välttämättä olla tuotenumeroa, sillä niitähän voi ladata loputtomiin?

    • Ismo Ruotsalainen

      Hei, näkisin, että kyllä tarvitsee sillä teoriassa myös fyysisiä tuotteita voi myydä loputtomasti, joten tuolla myyntipotentiaalilla ei ole niinkään väliä vaan sillä, että tuotenumero on yhteinen tunniste eri järjestelmien välillä. Sen puuttuminen aiheuttaa ongelmia.

      Ehkä poikkeus voisi olla räätälöitävät tuotteet, joissa jokainen myyty tuote on asiakaskohtaisesti räätälöity ja erilainen, jolloin tuotenumeroinnin täytyy myös olla joustava. Täydellisessä maailmassa tuotekoodi koostuu tällöin eri komponenttien tuotekoodeista mutta käytännössä pienet yritykset jättävät usein käyttämättä, koska se voi olla turhan raskan ylläpitää.