Miksi yrittäjän kannattaa käyttää laskutusohjelmaa?

how-to-send-and-e-invoice

Vieraskynässä Zervant-laskutusohjelman Jasmin Åbacka avaa laskutusohjelman käyttämisen ja verkkolaskutuksen konkreettisia hyötyjä.

Yrittäjä, jolla on verkkokauppa saattaa joskus tarvita laskutukseen sopivan työkalun. Pienyrittäjälle ohjelmien helppokäyttöisyys on kaikki kaikessa. Zervantin laskutusohjelma on tehty niin helpoksi, että kuka tahansa voi käyttää sitä aikaisemmasta kokemuksesta riippumatta.

Laskutukseen liittyvä työ on hyvä automatisoida, jotta voit paremmin keskittyä omaan toimintaasi ja kassavirran kasvattamiseen paperitöiden sijaan.

Laskutusohjelman hyödyt

Ehkä ajattelet yllä mainitun otsikon luettuasi, että laskutuksen voi tehdä perinteisellä tyylillä esim. Excelillä tai Wordilla.

Aluksi nämä tiedonkäsittelyohjelmat voivatkin toimia, varsinkin jos myynti on vielä pientä. Haasteita tulee kuitenkin siinä vaiheessa, kun asiakkaita alkaa olla enemmän ja etenkin kun haluat konvertoida dokumentteja nopeasti tarjouksesta laskuksi tai laskusta muistutuslaskuksi jne.

Laskutusohjelma pitää huolen siitä, että laskut ovat ammattimaisesti tehtyjä. Luodessasi laskuja ohjelman avulla saat laskun luontipäivän, maksuajan, laskun numeron, myyjän yhteystiedot ja y-tunnuksen automaattisesti oikeille paikoille laskulle. Nämä tiedot ovat välttämättömiä laskun oikeellisuuden takia.

Laskutusohjelma auttaa myös laskun personifioinnissa. Saat tallennettua laskupohjat valmiiksi tietyille asiakkaille ja lisättyä laskulle esimerkiksi yrityksesi logon.

Laskutusohjelma pitää huolen siitä, että laskut ovat ammattimaisesti tehtyjä.

Laskutusohjelman avulla dokumenttien muuttaminen toiseen muotoon on nopeaa ja helppoa, jonka vuoksi aikaa säästyy huomattavasti. Laskutuspalvelun avulla sinun on helpompi tehdä useampia laskuja ja seurata niistä saapuvia maksuja. Koska voit tallentaa asiakkaat ja tuotteet sekä asiakkaillesi omat laskupohjat suoraan laskutuspalveluun, niin säästät huomattavasti aikaa laskujen tekemisessä ja maksujen seuraamisessa, samalla minimoiden virheitä.

Verkkolaskutus

how-to-send-and-e-invoice

Suomessa verkkolaskutuksessa ollaan jo paljon muita Euroopan maita edellä ja moni suomalainen kunta vaatii jo laskunsa verkkolaskuversiona. Paperilaskujen lähettämisestä voi jopa joissain tapauksissa joutua maksamaan ns. paperilasku-sakkoa.

Verkkolaskutuksesta tulee kohta arkipäivää myös muissa Euroopan maissa kuin Suomessa EU:n uuden lakimuutoksen myötä. Tämän vuoksi on hyvä valita laskutusohjelma, jolla voi tarvittaessa lähettää verkkolaskuja. Jotkut asiakkaat kuten esimerkiksi kunnat haluavat vastaanottaa pelkästään verkkolaskuja. Jotta voit lähettää laskut asiakkaasi haluamassa muodossa, on helppokäyttöinen laskutusohjelma välttämätön.

Verkkolaskutuksen hyödyt:

  • Helppoa!
    Verrattaessa esimerkiksi paperilaskutukseen on verkkolaskutus paljon nopeampaa ja varmempaa. Lähettäessäsi paperilaskun joudut ensin tarkistamaan sen, printtaamaan sen ja sitten lähettämän meilillä tai etanapostilla. Verkkolaskutus säästää aikaa, sillä sinun ei tarvitse tulostaa tai lähettää laskua erikseen.
  • Vähemmän virheitä

    Verkkolaskut noudattavat pääasiassa samaa formaattia, vaikka eroja voi esiintyä maiden välillä. Vastaanottajan ei tarvitse syöttää tietoa manuaalisesti, joten virheiden riski vähentyy näin ollen huomattavasti. Laskujen arkistointi on myös helpompaa.
  • Ympäristöystävällisempää
    Verkkolaskutuksen ansiosta käytät huomattavasti vähemmän paperia eli rasitat vähemmän ympäristöä.
  • Pienemmät kustannukset
    Lähetyskustannukset pienenevät huomattavasti verkkolaskutusta käytettäessä. Laskuja ei tarvitse tulostaa, mikä jo itsessään tuo hurjan säästön.

Verkkolaskutuksen avulla myyjä ja ostaja säästävät rahaa ei vain postimaksuissa vaan myös ajallisesti. Laskua ei tarvitse ladata uudelleen toiseen ohjelmaan eli niiden vastaanottaminen helpottuu.

Kassavirta on yrittäjälle yksi tärkeimmistä asioista yrityksen jatkumon kannalta. Laskutusohjelma voi auttaa pitämään huolta tehdyistä työtunneista ja niiden laskuttamisesta. Tärkeintä on, ettet tee työtunteja, joita et muista tai ehdi laskuttamaan.


jasmin-abacka-zervantArtikkelin kirjoittaja on Jasmin Åbacka Zervantin markkinointitiimistä. Jasmin on kiinnostunut kasvattamaan bisnestä markkinoinnin ja myynnin keinoin.