Joulukalenteri: 11. Automatisoi rutiiniprosesseja

Verkkokaupan kasvaessa erilaisista rutiiniprosesseista voi tulla raskaista ja aikaa vieviä, joka tarkoittaa yleensä myös, että niistä tulee kalliita. Esimerkiksi tilausten vienti verkkokauppasta kirjanpitoon tai varastosaldojen päivitys verkkokauppaan ovat tyypillisiä prosesseja, joiden manuaalinen hoitaminen muuttuu käytännössä mahdottomaksi, kun tilausmäärät kasvavat ja tuotevalikoima laajenee. Vastaus ongelmaa on verkkokaupan integrointi yrityksen muihin tietojärjestelmiin tai usein verkkokaupan integrointi yrityksen…

Verkkokaupan kasvaessa erilaisista rutiiniprosesseista voi tulla raskaista ja aikaa vieviä, joka tarkoittaa yleensä myös, että niistä tulee kalliita. Esimerkiksi tilausten vienti verkkokauppasta kirjanpitoon tai varastosaldojen päivitys verkkokauppaan ovat tyypillisiä prosesseja, joiden manuaalinen hoitaminen muuttuu käytännössä mahdottomaksi, kun tilausmäärät kasvavat ja tuotevalikoima laajenee. Vastaus ongelmaa on verkkokaupan integrointi yrityksen muihin tietojärjestelmiin tai usein verkkokaupan integrointi yrityksen yhteistyökumppanien suuntaan, kuten tavarantoimittajan järjestelmään.

Integraatiot voivat kuulostaa hankalilta ja kalliilta asioilta teknologiaan perehtymättömien henkilöiden korvaan, mutta käytännössä ne ovat yleensä aika yksinkertaisia ja suoraviivaisia asioita. Ennen kaikkea ne tekevät verkkokaupan toiminnasta yksinkertaisempaa ja suoraviivaisempaa, kun ennen raskaat manuaaliset prosessit tapahtuvat automaattisesti verkkokauppiaan nukkuessa.

Monet verkkokaupat ovat jo integroituneet muihin järjestelmiin vaikkei sitä välttämättä ole erityisesti ajateltu. Tyypillisiä verkkokaupoissa olevia integraatioita ovat nimittäin myös yhteydet maksupalveluihin, jotka tekevät maksujen vastaanottamisesta yksinkertaista, kun saapuneita maksuja ei tarvitse seurata vaan tieto saadaan suoraan maksupalveluntarjoajalta. Monissa verkkokaupoissa on käytössä myös Itellan Prinetti tai Matkahuollon palvelu, jonka avulla tilauksen pakettikortti ja seurantakoodi saadaan kätevästi haettua ilman osoitetietojen manuaalista naputtelua. Nämä ovat tyypillisiä nettikaupan integraatioita, jotka säästävät vähän aikaa jokaisen tilauksen kohdalla ja paljon aikaa koko vuoden aikajaksolla tarkasteltuna.

Vaikka integrointi ei olisi verkkokaupallesi ajankohtaista lähitulevaisuudessa, niin asia kannattaa tiedostaa ja valmistautua siihen esimerkiksi antamalla kaikille tuotteille omat tuotenumerot, jotka ovat yhtenäisiä kaikissa järjestelmissä. Yleensä tuotenumero on paras tapa yhdistää tuotteet toisiinsa vaikkapa varastosaldoja synkronoitaessa. Toinen tärkeä asia on kiinnittää huomiota integroinnin mahdollistaviin ominaisuuksiin varastonhallinta- tai laskutusohjelmistoa hankittaessa. Jos näihin asioihin ei ole etukäteen varautunut, niin integraatioprojektista voi yllättäen tulla työläämpi kuin on ajateltu.

MyCashflow verkkokaupan integrointi onnistuu valmiilla moduuleilla useisiin sähköisen taloushallinnon ohjelmiiin, kuten esimerkiksi ProCountoriin, Solteq Teksoon sekä NetBaroniin. Myös muihin ohjelmistoihin integraation rakentaminen on mahdollista asiakastyönä. Integraatio on myös mahdollista ohjelmoida itse käyttämällä Webhooks-laajennusta.