Tilausten arkistointi kirjanpitoon

MyCashflow'ssa voit arkistoida tilaukset, jolloin niiden sisältö lukitaan kirjanpitoon raportointia varten. Tässä ohjeessa käydään läpi tilausten arkistointi ja esitellään kirjanpitoraportti.

Arkistoinnin tarkoitus on varmistaa, että verkkokaupan raportit pysyvät luotettavina kauas tulevaisuuteen. Arkistoitujen tilausten sisältöön tai summaan ei voi tehdä muutoksia, jolloin arkistoitu tilaus näkyy raporteilla aina samana ajankohtana.

Mahdolliset palautukset ja vaihdot käsitellään korjaavina tilauksina, jotka näkyvät raporteilla silloin kun kyseiset korjaukset on tehty.

Arkistoiduista tilauksista muodostetaan kirjanpitoraportti, joka sisältää kattavan erittelyn myynnistä verotuksen ja kirjanpidon näkökulmasta.

Arkistointi ei ole oletusarvoisesti käytössä

Jos haluat tilausten arkistoinnin käyttöön, ilmoita asiasta MyCashflow'n asiakaspalvelulle.

Arkistointi voidaan suorittaa automaattisesti kun tilaus vastaanotetaan tai kun tilauksen tuotteet on merkitty toimitetuksi. Vaihtoehtoisesti voit myös suorittaa arkistoinnin manuaalisesti.

Mitä arkistointi tekee?

Seuraavat kirjanpitoon vaikuttavat muutokset tilauksiin eivät ole mahdollisia arkistoinnin jälkeen:

  • Uusien tuotteiden lisääminen
  • Tuotteiden poistaminen
  • Määrien muuttamien
  • Tuotteiden yksikköhintojen muuttaminen
  • Verokantojen muutokset
  • Toimitus- ja maksukulujen muuttaminen sekä alennusten muuttaminen

Normaalisti asiakastietojen muokkaaminen voi vaikuttaa tilauksen ALV-laskentaan (tilauksen toimituksen maa, EU-yhteisöasiakkaan veroton myynti). Arkistoidussa tilauksessa muutokset asiakastietoihin eivät kuitenkaan vaikuta verokantaan tai summaan.

Arkistointia ei voi peruuttaa. Voit kuitenkin muokata tilauksen tietoja sekä käsitellä tilauksen ja mahdollisen palautuksen. 

Peruttuja tilauksia ei voi arkistoida, eikä arkistoituja tilauksia voi perua.

Tilausten arkistointi manuaalisesti

Näin arkistoit tilauksen manuaalisesti:

  1. Mene tilauksen sivulle.
  2. Paina oikeassa reunassa Arkistoi tilaus -linkkiä.

Nyt tilaus on arkistoitu, eikä sen tuotesisältöön tai summiin voi enää tehdä muutoksia. Jatkossa löydät tilauksen käyttämällä Tilaukset-sivun haussa Arkistoinnin tila -valikkoa. Voit etsiä arkistoituja / arkistoimattomia tilauksia.

Tilaus tulee myös näkyviin kirjanpitoraportilla välittömästi arkistoinnin jälkeen.

Arkistoimattomat tilaukset kannattaa käydä läpi ja arkistoida aina kuukauden lopussa, ennen kuin lähetät kirjanpitoraporttia kirjanpitäjälle.

Arkistoidun tilauksen palautuksen käsitteleminen

Kun käsittelet arkistoidun tilauksen palautuksen, tilauksesta luodaan kopio, jonka tuotteina näytetään palautettavat/vaihdettavat tuotteet.

Katso myös tarkemmat ohjeet palautuksen käsittelyyn.

Näin käsittelet arkistoidun tilauksen palautuksen:

  1. Mene tilauksen sivulle.
  2. Paina oikeassa yläkulmassa Käsittele palautus -painiketta.
  3. Poista tarvittavat tuotteet tilaukselta. Jos kyseessä on vaihto, muista lisätä vaihdossa lähetettävät tuotteet.
  4. Paina Tallenna.

Nyt verkkokauppaan luodaan uusi tilaus, jossa palautettavat tuotteet ovat negatiivisia rivejä ja vaihdossa lähetettävät positiivisia. Tilaustapahtumissa näytetään linkki alkuperäisen tilauksen sivulle.

Asiakastietoihin täytetään arkistoidun tilauksen tiedot, mutta tilaukselle on valittava toimitustapa ja luotava maksutapahtuma, jossa korjataan tilauksen summa oikeaksi. Tämä tapahtuu tilaussivulla näkyvän ilmoituksen kautta.

Katso tarkemmat ohjeet maksutapahtumien luomiseen ›

Muista arkistoida myös automaattisesti luotu korjaava tilaus, jotta saat sen näkymään oikein kirjanpitoraportilla.

Kirjanpitoraportti

Verkkokaupan arkistoiduista tilauksista muodostetaan kirjanpitoraportti, joka sisältää kattavan erittelyn myynnistä verotuksen ja kirjanpidon näkökulmasta. Tässä kappaleessa käydään läpi kirjanpitoraportin eri osat.

Löydät kirjanpitoraportin hallinnan sivulta Raportit » Kirjanpitoraportti.

Voit hakea kirjanpitoraportin haluamaltasi aikaväliltä. Kaikista myynneistä esitetään kirjanpitoraportilla arvonlisäveroton liikevaihto, veron määrä sekä verollinen myynti.

Kirjanpitoraportille sisällytetään tilauksen arvo silloin kun se on arkistoitu. Ennen arkisointia tehdyt muutokset eivät näy kirjanpitoraportilla.

Myynnin erittely

Erittelystä selviävät verkkokaupan veroton tuotteiden myynti, alennukset sekä liikevaihdon jakautuminen arvonlisäverotuksen mukaan.

Veroton myynti (verokannan ja -käsittelyn mukaan) - Myynnin alennukset (erittely verokannoittain) = Veroton myynti yhteensä

Arvonlisäverojen erittely

Tässä kohdassa esitetään veroton ja verollinen myynti valitulla aikavälillä verokannoittain ja veron osuus jokaisen verokannan myynnistä.

Mikäli verkkokaupassa on vain kotimaan myyntiä, tämän taulukon luvuista saa helpoiten liikevaihtoluvut verokannoittain kirjanpidon vienteihin.

Toimitusmaan mukaisesta erittelystä selviää maakohtaisesti eri verotuksen tilanteiden ja verokantojen myynnit ja veron määrät.

Erittely verottomasta yhteisömyynnistä ALV-tunnuksittain

Erittely sisältää tiedon ajanjakson aikana tehdyistä yhteisötilauksista ALV-tunnuksittain. Arvonlisäveron laskenta perustuu pääasiassa toimitusmaahan, sekä asiakkaan EU-alueen ALV-verovelvollisuuteen.

Muissa EU-maissa toimiville arvonlisäverollisille liiketoiminnan harjoittajille tehty myynti käsitellään EU-alueen yhteisömyyntinä, joka on arvonlisäverotonta. Arvonlisäveroton yhteisömyynti raportoidaan veroviranomaiselle kausiveroilmoituksessa (maa, ALV-tunniste, veroton myynti).

Lisätietoja EU-alueen yhteisömyynnistä löydät täältä.

Maksujen erittely

Maksujen erittely sisältää yhteenvedon tilausten maksutavoista ja maksujen tilasta (maksetut ja saatavat). Maksutapahtumien arvo vastaa verollisen myynnin määrää, kun tilausten maksutapahtumat on kohdistettu oikeille tilauksille. 

Maksutapojen summat kirjataan kirjanpitoon saamisiksi omille tileilleen, josta ne kuitataan maksetuksi rahan saapuessa esim. maksupalvelun tilityksenä.

Erittely täsmäytettävistä tilauksista

Joskus verkkokauppaan kertyy tilauksia, joiden saatavat/suoritetut maksut eivät täsmää tilauksen summan kanssa. Näin voi käydä esimerkiksi vaillinaisesti käsiteltyjen palautuksien ja vaihtojen yhteydessä.

Tässä kohdassa näytetään yhteenveto tilauksista, joilla asiakasta on laskutettu liikaa tai liian vähän ja maksut on korjattava luomalla tilauksille tarpeen mukaan positiivisia tai negatiivisia maksutapahtumia.

Ohjeet maksutapahtumien luontiin löydät täältä.

Erittely avoimista tilauksista

Erittely avoimista tilauksista sisältää listan maksamattomista tilauksista sekä tiedon kunkin tilauksen tilasta, loppusummasta ja avoimesta summasta.

Painamalla tilauksen numeroa edellä mainittujen listojen riveillä pääset suoraan korjattavien tilauksien sivuille.