Tilausten käsitteleminen

Kun asiakkaat tekevät verkkokauppaasi tilauksia, sinun on käsiteltävä ne hallintatyökalussa. Tässä artikkelissa ohjeistetaan tilausten käsitteleminen yleisimmissä tapauksissa.

Tilausten huolellinen käsittely on tärkeää, koska sen perusteella muodostetaan esimerkiksi verkkokaupan myynti- ja kirjanpitoraportit. Lisäksi kun tilausmäärät kasvavat, sinun voi olla vaikeaa pysyä perillä toimituksista, maksuista ja varastosaldoista, jos tilausten tilat eivät ole ajan tasalla.

Tilausten käsittely pitää tavallisesti sisällään seuraavat toimenpiteet:

  • Asiakkaan suorittamien maksujen kuittaaminen suoritetuksi
  • Toimitettujen tuotteiden merkitseminen toimitetuiksi

MyCashflow'ssa tilaukset voidaan käsitellä manuaalisesti tai automatisoidun pikakäsittelyn avulla.

Tilauksen pikakäsittely

Tilauksen pikakäsittely hoitaa automaattisesti yleisimmät tilauksen käsittelyyn liittyvät toiminnot. Sen tarkoitus on säästää aikaa ja vähentää mekaanista työtä.

Pikakäsittely suorittaa seuraavat toiminnot:

  • Kaikki tuotteet merkitään toimitetuiksi
  • Koko tilauksen tilaksi vaihdetaan Toimitettu, ja tilaus piilotetaan Tilaukset-sivun listalta.
  • Klarna Checkout -maksut aktivoidaan (jos käytät vanhoja Klarna Lasku tai Klarna Tili -palveluja, maksuja ei aktivoida).
  • Asiakkaalle lähetetään toimitusvahvistus
  • Tilaukselle luodaan osoitekortti. Jos tilauksella on käytössä jokin kuljetuspalvelu (esim. Pakettikauppa tai DB Schenker), MyCashflow luo osoitekortin jota voidaan käyttää toimitukseen käytettävällä palvelulla.
  • Tilauksen käsittelijälle näytetään lista tulostettavista tilausdokumenteista.

Käytä tilauksen pikakäsittelyä vain silloin, kun olet jo hoitanut kaikki tilaukseen liittyvät tehtävät (toimitukset, maksujen vahvistaminen, jne.). Tilaus piilotetaan Tilaukset-sivulta käsittelyn jälkeen, joten keskeneräiset tehtävät voivat unohtua tämän jälkeen.

Näin käytät pikakäsittelyä:

  1. Avaa haluamasi tilaus verkkokaupan hallintatyökalun sivulla Tilaukset.
  2. Paina tilaussivun oikeassa yläkulmassa painiketta Pikakäsittele tilaus.
    • → Pikakäsittelyn jälkeen käsittelijälle näytetään yhteenveto suoritetuista toiminnoista ja lista tulostettavista dokumenteista.

Tilauksen käsittely manuaalisesti

Joissain tapauksissa tilaukset on hyödyllistä käsitellä manuaalisesti – esimerkiksi silloin kun osa tuotteista toimitetaan jälkitoimituksena tai asiakas haluaa tehdä muutoksia tilaukseen.

  1. Avaa haluamasi tilaus verkkokaupan hallintatyökalun sivulla Tilaukset.
  2. Tarkista, että tilaus on maksettu ja kuittaa maksu saaduksi.
    1. Etsi tarvittavat maksut sivun oikean reunan Maksutapahtumat -kohdasta.
    2. Avaa kunkin maksun maksuvalikko ja valitse Kuittaa saaduksi.
  3. Merkitse kaikki toimitetut tuotteet toimitetuiksi kohdassa Tilauksen sisältämät tuotteet.
  4. Muuta tarvittaessa tilauksen tietoja, kuten painoa, pakettikokoa tai toimitettavien pakettien määrää.
    1. Avaa tilauksen tiedot muokattavaksi painamalla Muokkaa tilaustietoja -linkkiä tilaustietojen oikeassa yläkulmassa
    2. Tee muutokset ja paina lopuksi Tallenna-painiketta.
  5. Tulosta tilaukselle osoitekortti kohdassa Seurantakoodi.
    • Jos tilauksen toimitustapa käyttää jotain logistiikkaintegraatiota (esim. Shipit tai Unifaun eCom PRO), linkki tulostaa aina valitun logistiikkaintegraation käyttämän osoitekortin.
  6. Paina lopuksi sivun oikean reunan Työkalut-kohdassa Merkitse tilaus toimitetuksi -linkkiä.

Nyt tilaus on käsitelty ja merkitty toimitetuksi. Seuraavaksi sinun kannattaa lähettää asiakkaalle toimitusvahvistusviesti, jota ei lähetetä automaattisesti manuaalisen käsittelyn yhteydessä.

Lähetä toimitusvahvistusviesti tai muu tilauksen käsittelyyn liittyvä sähköposti-ilmoitus sivun oikean reunan Lähetä sähköposti-ilmoitus -kohdassa.

Lue lisää tilaussähköposteista.

Tulosta myös kaikki tarvittavat tilausdokumentit sivun oikean reunan Dokumentit-kohdassa.

Kun tilaus on käsitelty ja merkitty toimitetuksi, se ei enää näy Tilaukset-sivulla automaattisesti. Jos haluat tarkastella toimitettua tilausta, voit hakea sen näkyviin tilaushaun avulla asettamalla Tila-kentän arvoksi Toimitettu.

Tilauksen tilat

MyCashflow'ssa tilaus voi olla kolmessa eri tilassa käsittelynsä aikana:

  • Käsittelyssä: Kaikki tilaukset ovat tässä tilassa oletusarvoisesti. Tilaus voidaan palauttaa tähän tilaan vielä toimittamisen jälkeenkin.
  • Toimitettu: Kun tilaus on toimitettu, se siirtyy tähän tilaan.
  • Peruttu: Kun perut tilauksen, se siirretään tähän tilaan. Tilaus on mahdollista palauttaa tästä tilasta takaisin käsittelyyn.

Tilauksen tilaa vaihdetaan tilaussivun oikean reunan Työkalut-kohdan linkkien avulla.

Tilauksen käsitteleminen erikoistapauksissa

Edellä käytiin läpi tilauksen käsitteleminen silloin, kun tilaukseen ei liity mitään erityisvaatimuksia. Tässä osiossa esitellään tilauksen käsitteleminen parissa yleisessä erikoistapauksessa.

  Tuotteiden poistaminen tilaukselta

Joskus saatat joutua poistamaan tilaukselta tuotteita jo ennen kuin olet toimittanut mitään. Näin voi käydä esimerkiksi jos asiakas muuttaa mielensä tilauksen tehtyään.

Tämä ohje koskee vain tuotteiden poistamista ennen kuin tuotteita on toimitettu. Jos haluat poistaa tuotteita sen jälkeen, kun tilaus on toimitettu, katso ohjeet palautusten käsittelyyn.

Näin poistat tilaukselta tuotteita:

  1. Varmista että tilauksen tila on Käsittelyssä. Muuten et voi poistaa tuotteita tilaukselta.
    • Siirrä toimitettu tilaus takaisin käsittelyyn sivun oikean reunan Työkalut-kohdassa painamalla Merkitse tilaus avoimeksi.
  2. Paina poistettavan tuotteen kohdalla Määrä-sarakkeen numerokenttää, jolloin se avautuu muokattavaksi.
  3. Syötä määräksi 0 tai jätä kenttä tyhjäksi ja paina OK.
    • → Tuote poistuu tilaukselta välittömästi.

  Jälkitoimitustilaukset

Tässä esimerkissä käydään läpi jälkitoimitusten käsitteleminen. Jälkitoimituksella tarkoitetaan tilausta, jossa tuotteet lähetetään asiakkaalle useassa erässä. Tällainen tilaus voi myös sisältää useita maksutapahtumia.

Jälkitoimitus on usein ajankohtainen silloin, kun kaikkia asiakkaan tilaamia tuotteita ei ole heti varastossa, mutta asiakas haluaa osan tuotteista heti.

Näin käsittelet jälkitoimitustilauksen:

  1. Avaa haluamasi tilaus verkkokaupan hallintatyökalun sivulla Tilaukset.
  2. Kun olet valmis toimittamaan tilauksen ensimmäisen erän, tarkista sivun oikean reynan Maksutapahtumat-kohdasta, että asiakas on suorittanut lähetykseen liittyvän maksun.
  3. Valitse toimitettavat tuotteet:

    • Jos yhden tuotteen kaikki kappaleet toimitetaan samassa erässä, valitse tuoterivi ja siirry seuraavaan vaiheeseen.
    • Jos yhtä tuotetta on tilattu useita kappaleita, mutta ne toimitetaan useassa erässä, toimi seuraavasti:
      1. Vaihda tuoterivin määrä ensimmäisessä erässä toimitettavaksi määräksi.
      2. Merkitse tuoterivi toimitetuksi.


      3. Lisää tilaukselle uusi rivi samaa tuotetta (tai useampi, jos toimituseriä on enemmän kuin kaksi), ja aseta rivin määräksi seuraavan lähetettävän erän määrä.
        • Älä merkitse uusia tuoterivejä toimitetuksi, ennen kuin toimitat kunkin erän.
  4. Paina Merkitse valitut tuotteet toimitetuiksi -painiketta.
  5. Lähetä lopuksi tilaussivun oikeasta laidasta asiakkaalle toimitusvahvistus.
    • Toimitusvahvistuksella näytetään teksti Jälkitoimitus niiden tuotteiden kohdalla, joita ei ole vielä merkitty toimitetuiksi.
  6. Toista edelliset vaiheet jokaisen toimituserän yhteydessä.
  7. Kun kaikki tilauksen tuotteet on toimitettu ja merkitty toimitetuiksi, paina sivun oikeassa reunassa Merkitse tilaus toimitetuksi -linkkiä.

Nyt olet toimittanut tilauksen asiakkaalle useassa erässä ja merkinnyt sen toimitetuksi.

  Tuotteiden vaihtaminen

Tässä esimerkissä käydään läpi tapaus, jossa asiakas palauttaa tuotteita, mutta ei kuitenkaan peru koko tilausta, vaan haluaa tilalle jonkin toisen tuotteen.

Näin vaihdat tilaukselta tuotteita:

  1. Kun tilaus on Toimitettu-tilassa, paina tilaussivun oikeassa yläkulmassa Käsittele palautus -painiketta.
  2. Poista tilaukselta tuotteet, jotka asiakas on palauttanut.
  3. Lisää tilaukselle uudet tuotteet painamalla Lisää tuotteita tilaukseen -painiketta ja käyttämällä hakukenttää.


  4. Kun muutokset ovat valmiit, paina Tallenna-painiketta.

Jos tilauksen tuotteet eivät olleet samanhintaisia, tilaussivulla näkyy nyt ilmoitus, että asiakkaalta on laskutettu liikaa/liian vähän. Paina ilmoituksessa näkyvää linkkiä, jonka kautta voit luoda uuden maksutapahtuman.

Jos asiakkaalta on laskutettava lisää, voit esimerkiksi lähettää asiakkaalle PDF-muotoisen laskun (varmista tätä varten että kaupassa on maksutapa, jolla on valittuna Lasku-maksupalvelu).

Jos sinun taas on palautettava asiakkaalle rahaa, käytä palautukseen tarkoitettua maksutapaa ja suorita palautus asiakkaalle jotakin kautta. Kuittaa tämän jälkeen palautus suoritetuksi tilaussivun oikeassa reunassa.