Tilausten käsitteleminen

Kun asiakkaat tekevät verkkokauppaasi tilauksia, sinun on käsiteltävä ne hallintatyökalussa. Tässä artikkelissa ohjeistetaan tilausten käsitteleminen yleisimmissä tapauksissa.

Tilausten huolellinen käsittely on tärkeää, koska sen perusteella muodostetaan esimerkiksi verkkokaupan myynti- ja kirjanpitoraportit. Lisäksi kun tilausmäärät kasvavat, sinun voi olla vaikeaa pysyä perillä toimituksista, maksuista ja varastosaldoista, jos tilausten tilat eivät ole ajan tasalla.

Tilausten käsittely pitää tavallisesti sisällään seuraavat toimenpiteet:

  • Asiakkaan suorittamien maksujen kuittaaminen suoritetuksi
  • Toimitettujen tuotteiden merkitseminen toimitetuiksi

MyCashflow'ssa tilaukset voidaan käsitellä manuaalisesti tai automatisoidun pikakäsittelyn avulla.

Tilauksen pikakäsittely

Tilauksen pikakäsittely hoitaa automaattisesti yleisimmät tilauksen käsittelyyn liittyvät toiminnot. Sen tarkoitus on säästää aikaa ja vähentää mekaanista työtä. 

Pikakäsittely suorittaa seuraavat toiminnot:

  • Kaikki tuotteet merkitään toimitetuiksi
  • Koko tilauksen tilaksi vaihdetaan Toimitettu, ja tilaus piilotetaan Tilaukset-sivun listalta.
  • Klarna-maksut aktivoidaan (jos käytät vanhanmallista Klarna-palvelua, maksuja ei aktivoida).
  • Asiakkaalle lähetetään toimitusvahvistus
  • Tilauksen käsittelijälle näytetään lista tulostettavista tilausdokumenteista.

Käytä tilauksen pikakäsittelyä vain silloin, kun olet jo hoitanut kaikki tilaukseen liittyvät tehtävät (toimitukset, maksujen vahvistaminen, jne.). Tilaus piilotetaan Tilaukset-sivulta käsittelyn jälkeen, joten keskeneräiset tehtävät voivat unohtua tämän jälkeen.

Näin käytät pikakäsittelyä:

  1. Avaa haluamasi tilaus verkkokaupan hallintatyökalun sivulla Tilaukset.
  2. Paina tilausnäkymän oikeassa yläkulmassa painiketta Pikakäsittele tilaus.
    • → Tilaus pikakäsitellään ja dokumenttilista näytetään tilauksen käsittelijälle.

Tilauksen käsittely manuaalisesti

Joissain tapauksissa tilaukset on hyödyllistä käsitellä manuaalisesti, esimerkiksi silloin kun osa tuotteista toimitetaan jälkitoimituksena tai asiakas haluaa tehdä muutoksia tilaukseen.

  1. Tarkista, että tilaus on maksettu, ja kuittaa maksu saaduksi.
  2. Merkitse kaikki toimitetut tuotteet toimitetuiksi.
    • Kun merkitset koko tilauksen toimitetuksi, kaikki tuotteet merkitään automaattisesti toimitetuksi.
  3. Avaa tilauksen tiedot muokattavaksi painamalla Muokkaa-linkkiä tilausnäkymän tilaustietopalstan oikeassa yläkulmassa.
  4. Muuta tarvittaessa tilauksen tietoja, kuten painoa, pakettikokoa tai toimitettavien pakettien määrää.
  5. Vaihda lopuksi tilauksen tilaksi Toimitettu, ja paina Tallenna-painiketta.

Manuaalisessa käsittelyssä sähköposti-ilmoituksia ei lähetetä automaattisesti

Kun käsittelet tilauksen manuaalisesti, muista tarvittaessa lähettää tarvittavat sähköposti-ilmoitukset tilaussivun vasemman palstan Lähetä sähköposti-ilmoitus -kohdassa.

Tilauksen käsittelyn jälkeen voit vielä tarvittaessa tiedottaa asiakasta:

  1. Tulosta tai lähetä asiakkaalle kaikki tarvittavat dokumentit.
  2. Voit myös lähettää asiakkaalle tilausta koskevia sähköposti-ilmoituksia.

Kun tilaus on käsitelty ja merkitty toimitetuksi, se ei enää näy Tilaukset-sivun avointen tilausten näkymässä. Jos haluat tarkastella toimitettua tilausta, voit hakea sen näkyviin Tilaukset-sivun haun avulla. Aseta Tila-kentän arvoksi Toimitettu.

 

Tilauksen tilat

MyCashflow'ssa tilaus voi olla kolmessa eri tilassa käsittelynsä aikana:

  • Käsittelyssä: Kaikki tilaukset ovat tässä tilassa oletusarvoisesti. Tilaus voidaan palauttaa tähän tilaan vielä toimittamisen jälkeenkin.
  • Toimitettu: Kun tilaus on toimitettu, se siirtyy tähän tilaan.
  • Peruttu: Kun perut tilauksen, se siirretään tähän tilaan. Tilaus on mahdollista palauttaa tästä tilasta takaisin käsittelyyn.

Tilauksen tilaa vaihdetaan tilaustietojen Tilauksen tila -valikossa painamalla ensin Muokkaa-linkkiä osion yläkulmassa.

Tilauksen käsitteleminen erikoistapauksissa

Edellä käytiin läpi tilauksen käsitteleminen silloin, kun tilaukseen ei liity mitään erityisvaatimuksia. Tässä osiossa esitellään tilauksen käsitteleminen parissa yleisessä erikoistapauksessa.

  Tuotteiden poistaminen tilaukselta

Joskus saatat joutua poistamaan tilaukselta tuotteita jo ennen kuin olet toimittanut mitään. Näin voi käydä esimerkiksi jos asiakas muuttaa mielensä tilauksen tehtyään.

Tämä ohje koskee vain tuotteiden poistamista ennen kuin niitä on toimitettu. Katso ohjeet palautusten käsittelyyn, jos haluat poistaa tuotteita sen jälkeen, kun tilaus on toimitettu.

Näin poistat tilaukselta tuotteita:

  1. Varmista että tilauksen tila on Käsittelyssä. Muuten et voi poistaa tuotteita tilaukselta.
  2. Paina poistettavan tuotteen kohdalla Määrä-sarakkeen numerokenttää, jolloin se avautuu muokattavaksi.
  3. Syötä määräksi 0 ja paina OK.
    • → Tuote poistuu tilaukselta välittömästi.

  Jälkitoimitustilaukset

Tässä esimerkissä käydään läpi jälkitoimitusten käsitteleminen. Jälkitoimituksella tarkoitetaan tilausta, jossa tuotteet lähetetään asiakkaalle useassa erässä. Tällainen tilaus voi myös sisältää useita maksutapahtumia.

Jälkitoimitus on usein ajankohtainen silloin, kun kaikkia asiakkaan tilaamia tuotteita ei ole heti varastossa, mutta asiakas haluaa osan tuotteista heti.

Näin käsittelet jälkitoimitustilauksen:

  1. Kun olet valmis toimittamaan tilauksen ensimmäisen erän, tarkista tilaussivun oikeasta laidasta että asiakas on suorittanut siihen liittyvän maksutapahtuman.
  2. Merkkaa tämän jälkeen kaikki toimitettavat tuotteet toimitetuiksi.

    • Älä merkkaa vielä koko tilausta toimitetuksi, vaan jätä se Käsittelyssä-tilaan.

  3. Lähetä tämän jälkeen tilaussivun oikeasta laidasta asiakkaalle toimitusvahvistus.
    • Toimitusvahvistuksella näytetään teksti Jälkitoimitus niiden tuotteiden kohdalla, joita ei ole vielä merkattu toimitetuiksi.

Kun olet toimittanut tilauksen kaikki erät yllä olevien ohjeiden mukaisesti, vaihda koko tilauksen tilaksi Toimitettu.

  Tuotteiden vaihtaminen

Tässä esimerkissä käydään läpi tapaus, jossa asiakas palauttaa tuotteita, mutta ei kuitenkaan peru koko tilausta, vaan haluaa tilalle jonkin toisen tuotteen.

Näin vaihdat tilaukselta tuotteita:

  1. Kun tilaus on Toimitettu-tilassa, paina tilaussivun oikeassa yläkulmassa Käsittele palautus -painiketta.
  2. Poista tilaukselta tuotteet, jotka asiakas on palauttanut.
  3. Lisää tilaukselle uudet tuotteet painamalla Lisää tuotteita tilaukseen -painiketta ja käyttämällä hakukenttää.
  4. Kun muutokset ovat valmiit, paina Tallenna-painiketta.

Jos tilauksen tuotteet eivät olleet samanhintaisia, tilaussivulla näkyy nyt ilmoitus, että asiakkaalta on laskutettu liikaa/liian vähän. Paina ilmoituksessa näkyvää linkkiä, jonka kautta voit luoda uuden maksutapahtuman.

Jos asiakkaalta on laskutettava lisää, voit esimerkiksi lähettää asiakkaalle PDF-muotoisen laskun (varmista tätä varten että kaupassa on maksutapa, jolla on valittuna Lasku-maksupalvelu).

Jos sinun taas on palautettava asiakkaalle rahaa, käytä palautukseen tarkoitettua maksutapaa ja suorita palautus asiakkaalle jotakin kautta. Kuittaa tämän jälkeen palautus suoritetuksi tilaussivun oikeassa reunassa.