8. Tilausten käsitteleminen

MyCashflow'ssa saat automaattisen sähköposti-ilmoituksen aina kun asiakas tekee verkkokauppaasi uuden tilauksen. Ilmoituksia vastaanottava sähköpostiosoite määritellään hallintatyökalun sivulla  Asetukset »  Yleiset asetukset.

Uudet ja käsittelemättä olevat tilaukset on myös listattu hallintatyökalun sivulla Tilaukset.

Tilauksen käsitteleminen tarkoittaa, että tilaukseen liittyvät tehtävät – kuten maksujen vahvistaminen ja tuotteiden toimittaminen – merkitään Mycashflow'ssa suoritetuiksi. Tilaustyökalujen on siis tarkoitus auttaa verkkokaupan ylläpitäjää pitämään kirjaa verkkokauppaan saapuneista tilauksista: mitkä on toimitettu, mitkä odottavat maksua, mille ei ole vielä tehty mitään, jne.

Tilauksen käsitteleminen sisältää yleensä ainakin seuraavat tehtävät:

  • Maksun vahvistaminen: Eri maksupalveluissa on erilaiset tavat vahvistaa maksun saapuminen. Pikaoppaassa ohjeistettiin vain yksinkertaisen laskun käyttäminen, jonka kanssa maksu on vahvistettava tarkkailemalla vastaanottavaa pankkitiliä.
  • Tuotteiden toimittaminen: Lähetä tuotteet asiakkaalle valitussa toimitustavassa määrättyjen ehtojen mukaisesti. Maksupalvelusta riippuu, missä järjestyksessä maksun vastaanottaminen ja toimitus tapahtuu. Esimerkiksi verkkopankkipainikkeiden avulla asiakkaat voivat maksaa tuotteensa välittömästi tilauksen yhteydessä.
  • Tilauksen tilan vaihtaminen MyCashflow'ssa: kun olet toimittanut tilauksen ja vastaanottanut siihen liittyvät maksut, sinun on merkattava tilaus toimitetuksi MyCashflow'n hallinnassa. Näin pysyt jatkossa selvillä siitä, mitkä tilaukset on toimitettu, ja minkä kanssa on vielä jotain tekemistä.
    • Tilaukset voidaan myös suodattaa raporteille niiden tilan perusteella. Voit esim. ladata raportin kaikista perutuista tilauksista.

Voit hoitaa tilauksen käsittelyn manuaalisesti tai käyttämällä MyCashflow'n pikakäsittelyominaisuutta.

Tilauksen pikakäsittely

Tilauksen pikakäsittely hoitaa automaattisesti kaikki tilauksen käsittelyyn liittyvät toiminnot MyCashflow-ohjelman tasolla – sen tarkoitus on säästää aikaa ja vähentää mekaanista työtä. Pikakäsittely merkitsee kaikki tilauksen muuttuvat ominaisuudet suoritetuiksi:

  • Aktivoidaan mahdolliset Klarna-maksut
  • Kaikki tuotteet merkitään toimitetuiksi
  • Luodaan tilaukselle osoitekortti
  • Asiakkaalle lähetetään toimitusvahvistusviesti
  • Koko tilauksen statukseksi vaihdetaan Toimitettu, ja tilaus piilotetaan Tilaukset-sivun listalta.

Pikakäsittelyn yhteydessä asiakkaalle myös lähetetään toimitusvahvistus, ja käsittelijälle näytetään lista tulostettavista tilausdokumenteista.

Huomio

Käytä tilauksen pikakäsittelyä vain silloin, kun olet jo hoitanut kaikki tilaukseen liittyvät tehtävät (toimitukset, maksujen vahvistaminen, jne.). Tilaus piilotetaan Tilaukset-sivulta käsittelyn jälkeen, joten keskeneräiset tehtävät voivat unohtua sen jälkeen.

Pikakäsittelyn käyttäminen

  1. Avaa haluamasi tilaus verkkokaupan hallintatyökalun sivulla Tilaukset painamalla tilauksen otsikkoa.
    • → Tilausnäkymä aukeaa. 
  2. Paina tilausnäkymän oikeassa yläkulmassa painiketta Pikakäsittele tilaus.
    • → Tilaus pikakäsitellään ja dokumenttilista näytetään tilauksen käsittelijälle.

Tilauksen käsittely manuaalisesti

Joissain tapauksissa tilaukset on hyödyllistä käsitellä manuaalisesti, ohessa esimerkkitapauksia, joissa manuaalinen käsittely on kannattavaa:

  • Maksun vastaanottamisen ja toimituksen välinen aika venyy (tällöin voit lähettää asiakkaalle ilmoituksen maksun vastaanottamisesta)
  • Tilatut tuotteet toimitetaan useassa erässä
  • Asiakas haluaa tehdä muutoksia tilaukseen

Yllä näkyvissä tapauksissa on hyvä, että tilaus pysyy Tilaukset-sivulla koko ajan näkyvissä, ja tämän manuaalinen käsittely mahdollistaa.

Tilauksen manuaalinen käsittely tapahtuu seuraavasti:

  1. Valitse haluamasi tilaus Tilaukset-sivun listalta painamalla tilauksen otsikkoa.
    •  
  2. Tarkista, että tilaus on maksettu, ja kuittaa maksu saaduksi.
    • Jos käytät esimerkiksi pikaoppaassa ohjeistettua Lasku-maksutapaa, sinun on varmistettava maksun suoritus katsomalla pankkitiliäsi.
  3. Kun olet lähettänyt asiakkaalle hänen tilaamansa tuotteet, merkitse kaikki toimitetut tuotteet toimitetuiksi.
  4. Merkitse tilaus toimitetuksi:
    1. Paina Muokkaa-linkkiä tilausnäkymän oikean palstan oikeassa yläkulmassa.
    2. Vaihda tilauksen tilaksi Toimitettu.
    3. Paina Tallenna-painiketta.

      • Oletusarvoisesti asiakkaalle lähetetään automaattisesti toimitusvahvistus.

        Kun vaihdat tilauksen tilaksi Toimitettu, kaikki tuotteet merkitään automaattisesti toimitetuiksi.

  5. Tulosta tai lähetä asiakkaalle kaikki tarvittavat dokumentit.
  6. Voit myös lähettää asiakkaalle tilausta koskevia sähköposti-ilmoituksia.
  7. Kun tilaus on merkitty toimitetuksi, se ei enää näy Tilaukset-sivun avointen tilausten näkymässä. Jos haluat tarkastella toimitettua tilausta, voit hakea sen näkyviin Tilaukset-sivun haun avulla.
    • Aseta hakutyökalun Tila-kentän arvoksi Toimitettu.

Nyt kun tilausten käsittely, tuotteiden lisääminen sekä maksu- ja toimitustapojen hallinta on käsitelty, on aika testata verkkokaupan toimivuus.