Onnistu sisälogistiikassa (2/2): 8 vinkkiä varaston tehokkaaseen ylläpitoon

oman varaston pitäminen voi olla suuri kilpailuetu

Parhaimillaan oman varaston pitäminen voi olla suuri kilpailuetu. Pahimmillaan, se voi olla pohjaton kuilu. Opi, miten järjestät oman varaston ja siihen liittyvät prosessit, jotta saat siitä kaiken irti ja vältät yleiset kompastuskivet.

Oman varaston pitäminen voi olla suuri kilpailuvaltti. Kustannukset pysyvät alhaisina, asiakkaiden tilauksia ei tarvitse lähettää osatoimituksina ja yrityksellesi jää täysi kontrolli siitä mitä tuotteille tapahtuu, kun ne saapuvat varastoosi. 

Mutta varaston ylläpito voi olla myös painajainen. Pahimmillaan varastosta puuttuu tarvittavia tuotteita, tuotteet tai niiden pakkaukset vanhentuvat, niiden määrä ei täsmää tilastojen kanssa tai varastossa ei ole tarpeeksi tilaa sesongin aikana, kun hitaasti kiertävät tuotteet keräävät pölyä hyllyillä. Onneksi nämä kaikki ongelmat ovat vältettävissä alla olevien vinkkien avulla.

Saatavuusilmoitukset asiakkaille

Verkkokauppasi hallinnasta näet helposti, mistä tuotteista on tilattu saatavuusilmoituksia
Verkkokauppasi hallinnasta näet helposti, mistä tuotteista on tilattu saatavuusilmoituksia

Voit antaa asiakkaillesi mahdollisuuden tilata saatavuusilmoituksia varastosta loppuneiden tuotteiden osalta. Tällä tavalla saat tiedon tuotteesta kiinnostuneista asiakkaista ja myös tärkeää tietoa tuotteiden suosiosta, jonka perusteella voit päättää, mitä tuotteita kannattaa tilata lisää.

Varastohälytysten määritteleminen

Määrittele, montako jokaisen tuotteen kappaletta pitäisi aina olla saatavilla varastossa ja tilaa uudet tuotteet aina, kuin näitä on minimimäärää vähemmän. Varastohälytykset vaihtelevat sen mukaan, kuinka nopeasti tuote myy ja kuinka kauan uuden tuotteen saaminen kestää. Tuotteen suosio voi vaihdella vuoden aikana, joten minimimääriä on syytä tarkistaa aika ajoin. 

Ensin sisään, ensin ulos

Vanhimmat tuotteet kannattaa myydä ensin usein muuttuvien pakkausten takia
Vanhimmat tuotteet kannattaa myydä ensin usein muuttuvien pakkausten takia

Jos myyt parasta ennen -tuotteita, varmista, että vanhimmat tuotteet myydään ensin. Se tarkoittaa, että sinun pitää järjestää tuotteet varastossa niin, että vanhimmat tuotteet ovat aina edessä. Tämä käytäntö kannattaa myös toteuttaa muiden tuotteiden kanssa – pakkaukset ja ominaisuudet muuttuvat useammin. Jos myyt uusimmat tuotteet ensin, saattaa olla, että varastoosi jää tuotteita, joita et pysty enää myymään.

Viestintä toimittajien kanssa

Huolehdi suhteita toimittajiesi kanssa – jos tuotteen suosio kasvaa yhtäkkiä ja tarvitset enemmän kappaleita nopealla aikataululla, toimittajat yrittävät mieluusti auttaa sinua löytämään ratkaisun. Myös tilauksien minimimäärät ovat useammin neuvoteltavissa.

Avoin ja tehokas viestintä on välttämätöntä kun teet yhteistyötä toimittajien kanssa
Avoin ja tehokas viestintä on välttämätöntä kun teet yhteistyötä toimittajien kanssa

Suhteiden vaaliminen ei tarkoita pelkästään ystävällisyyttä. Yhtä tärkeää on avoin ja tehokas viestintä – kerro toimittajillesi etukäteen, jos odotat muutoksia verkkokauppasi tarpeissa, jotta hekin voivat varautua näihin vastaavasti. Pyydä heitä kertomaan sinulle, jos tuote ei ole tilapäisesti saatavissa, jotta voit siirtää kampanjan aikataulua tai etsiä korvaavaa tuotetta. 

Muista tallentaa toimittajien yhteystiedot verkkokauppasi hallintaan ja liittää niihin tuotteet – tällä tavalla pysyt helposti kärryillä, myös kun kauppasi tarjonta ja toimittajien määrä on kasvanut!

Varautu ongelmatilanteisiin

Myös hyvin hallinnoiduissa varastoissa tapahtuu joskus ongelmatilanteita, esim.: 

  • yhtäkkiä myynti kasvaa huomattavasti ja tuotteet varastossa eivät riitä, 
  • sinulla ei ole tarpeeksi rahaa ostaa tuotteita, jotka tarvitset, 
  • varastossa ei ole tarpeeksi tilaa sesonkiaikana, 
  • virhe tapahtuu ja käy ilmi, että sinulla on vähemmän tuotteita kuin ajattelit,
  • tuote ei myy ja vie tilaa,
  • toimittaja ei enää pysty toimittamaan tuotetta, joka myy hyvin,
  • toimittaja lopettaa äkillisesti tuotteen toimittamisen.

Mieti etukäteen, mitkä näistä riskeistä liittyy sinun toimintaan ja mitä voit tehdä, jos ne toteutuvat.

Varaston tarkastus

Tarkistamalla varaston säännöllisesti huomaat mahdolliset ongelmat hyvissä ajoin
Tarkistamalla varaston säännöllisesti huomaat mahdolliset ongelmat hyvissä ajoin

Vaikka sinulla olisi varastonhallintaohjelmisto tai saisit säännölliset raportit kumppanilta, joka hoitaa varastosi puolestasi, kannattaa aina välillä tarkistaa fyysinen varasto varmistuakseen, että vastaavatko luvut todellisuutta. Sen voi tehdä muutamalla tavalla:

Vuosittainen inventointi

Monet kaupat laskevat kaikki tuotteensa vuoden lopussa myös kirjanpidon takia. Mutta jos erot raporttien ja todellisuuden välillä tulevat ilmi vasta vuoden lopussa, on tilanne vaikeasti selvitettävissä. 

Pistokokeet

Jos törmäät usein vuoden lopussa ongelmiin tai sinulla on paljon tuotteita, voit alkaa laskemaan tuotteita pistokokeina. Sinun pitää vain valita tuote, laskea sen kappalemäärä ja verrata lukua varasto-ohjelman lukuun tai raporttiin.

Laskeminen vuorotellen

Sinun ei tarvitse laskea kaikkia tuotteitasi kerrallaan – voit sen sijaan inventoida varastosi vuoden ympäri, jolloin joka päivä/viikko/kuukausi inventoidaan erilainen tuote sovitun aikataulun mukaan. Yleensä arvokkaat tuotteet lasketaan useammin kuin muut.

Oikea priorisointi

Jotkut tuotteet vaativat enemmän huomiota kuin muut. Tuotteiden luokittelu helpottaa varastoinnin hallinnan oikeaa priorisointia. Käy tuotelista läpi ja luokittele tuotteet esim. arvon tai kiertonopeuden mukaan. Nopeasti kiertävien ja arvokkaiden tuotteiden varastosaldoja kannattaa valvoa hyvin tarkasti. Vastaavasti ei kannata kuluttaa liikaa resursseja hitaammin kiertävien ja vähemmän arvokkaiden tuotteiden valvontaan.

Tarkka ennustaminen

Varastoinnin hallintaa helpottaa kysynnän tarkka ennustaminen. Voit arvioida verkkokauppasi tuotteiden kysyntää ottamalla huomioon seuraavat tekijät:

  • tuotteen kysyntä samana viikkona edeltävänä vuonna,
  • myynnin kasvu kuluvan vuoden aikana,
  • markkinan trendit,
  • varma myynti (sopimukset ja ennakkotilaukset),
  • sesonkien vaikutus,
  • yleinen talous,
  • tulevat kampanjat,
  • markkinointitoiminta.

Verkkokauppasi raportit auttavat sinua arvioinnissa.


Oman varaston pitäminen ei tarvitse olla vaikeaa mutta se vaatii tarkkaa suunnittelua niin varastotoiminnan käynnistämisvaiheessa kuin ylläpidossa. Avainasemassa on verkkokaupan tietojen jatkuva hyödyntäminen ja prosessien hiominen. Mikäli tuntuu siltä, ettei oma varasto ole sopiva ratkaisu verkkokaupallesi, lue edellinen blogiartikkelimme, josta löydät paljon hyödyllistä tietoa eri varastointimalleista ja verkkokaupan sisälogistiikasta.