Maksutapahtumat uudessa MyCashflowssa

Maksujen seuranta ja hallinta on päivittynyt omaksi kokonaisuudeksi. Aikaisemmin maksut liittyivät suoraan tilauksiin, jolla oli maksutapa ja tilana maksettu tai avoin. Tämä oli oikein toimivaan yli 99%:ssa tapauksista. Kuitenkin jäljelle jäävät tapaukset, joihin liittyi erikoistilanne muodostuivat hankaliksi hallita. Tällaisia erikoistilanteita ovat tyypillisesti esimerkiksi vaihdot ja palautukset, joiden yhteydessä tilauksen summa muuttuu ja tilaukseen liittyy useita…

Maksujen seuranta ja hallinta on päivittynyt omaksi kokonaisuudeksi. Aikaisemmin maksut liittyivät suoraan tilauksiin, jolla oli maksutapa ja tilana maksettu tai avoin. Tämä oli oikein toimivaan yli 99%:ssa tapauksista. Kuitenkin jäljelle jäävät tapaukset, joihin liittyi erikoistilanne muodostuivat hankaliksi hallita. Tällaisia erikoistilanteita ovat tyypillisesti esimerkiksi vaihdot ja palautukset, joiden yhteydessä tilauksen summa muuttuu ja tilaukseen liittyy useita rahan siirtymisiä eri suuntiin. Käytännössä tilaukseen voi liittyä useita maksutapahtumia ja palautuksia.

Tilauksen maksutapahtumat

Kun katsot hallintatyökalussa tilauksen tietoja, niin näet siihen liittyvät maksutapahtumat sivun oikeassa laidassa. Näet jokaisen maksutapahtuman summan, maksutavan ja maksun tilan suoraan listauksesta. Maksun summaa klikkaamalla aukeaa täydet tiedot tilauksesta ja maksutapahtumaan liittyvät toiminnot, kun viet hiiren maksun tilan päälle.

Tilauksen summan muuttuessa tai kun mitätöit maksutapahtuman, näet tilaussivun yläreunassa ilmoituksen, että maksutapahtumat ja tilauksen summa ei täsmää. Ilmoituksessa on myös suora linkki korjaavan maksutapahtuman tekemiseen.

Tyypillisesti tarvitset maksutapahtumiin liittyviä toimintoja silloin kun:

  • Haluat tarkistaa onko tilaus maksettu
    Monet MyCashflown tukemista maksutavoista tukee reaaliaikaista tilakyselyä.
  • Haluat merkata maksun saapuneeksi
    Kuittaa vain maksetuksi viemällä hiiri maksutapahtuman tilan päälle ja valitse kuittaustoiminto aukeavasta valikosta (kuittaus ei ole näkyvillä jos maksupalvelun tarjoaja tukee tilakyselyjä)
  • Asiakas tekee tilauksen ja haluaa vaihtaa maksutapaa jälkikäteen
    Mitätöi maksutapahtuma ja luo korvaava maksutapahtuma asiakkaan toivomalla maksutavalla.
  • Asiakas haluaa lisätä tuotteita tilaukseen ennen toimitusta
    Lisää tuotteet tilaukseen ja MyCashflow ilmoittaa, että asiakkaalta on veloitettu liian vähän. Luo erotuksesta uusi maksutapahtuma ja käsittele tilaus normaalisti. Jos asiakas on tehnyt tilauksen esimerkiksi postiennakolla ja lisäät toisen postiennakko-maksutapahtuman, niin osoitekortille tulostuu avoin yhteissumma. Kun maksutapahtumaa ei ole maksettu, niin voit myös mitätöidä sen ja luoda uuden koko summan kattavan maksutapahtuman.
  • Asiakas tekee palautuksen
    Käsittele palautus normaalisti, jonka yhteydessä tilauksen loppusumma muuttuu ja MyCashflow ehdottaa korjaavan maksutapahtuman luomista. Luo palautuksesta miinusmerkkinen maksutapahtuma ja kuittaa se maksetuksi, kun olet palauttanut rahat. Huomaa, että voit luoda hallintatyökalussa piilotettuja maksutapoja, kuten “Palautus” ja “Luottotappio”, jotka eivät näy asiakkaille mutta voit käyttää niitä hallinnan kautta. Tämä helpottaa myös raportointia, kun luomaan älykkäitä raportteja palautuksista tai luottotappioista.
  • Asiakas tekee palautuksen maksetusta tilauksesta ja haluaa vaihtaa kalliimpaan tuotteeseen
    Käsittele palautus normaalisti ja lisää sen yhteydessä uusi tuote tilaukseen. MyCashflow ilmoittaa, että asiakkaalta on laskutettu liian vähän ja ehdottaa korjaavan maksutapahtuman luontia. Luo maksutapahtuma erotuksesta ja tulosta dokumentti (lasku, postiennakkokortti) korvaavan tuotetoimituksen yhteyteen.

Maksutapahtumien seuranta

Uudistuksen yhteydessä Tilaukset sivun alta löytyy Maksutapahtumat sivu, jolta löydät kaikki maksutapahtumat. Voit hakea maksutapahtumat aikaväliltä ja suodattaa tuloksista hakuehtoja vastaavat tilaukset.

Näet tämän sivun tilastoista myös hyödyllisiä tilastoja maksutapahtumista

  • Lista viimeisimmistä maksutapahtumista ja niiden yrityksistä (voit hakea myös muulta aikaväliltä)
  • Jokaisen maksutapahtuman kohdalta näet tärkeitä tietoja, kuten aikaleiman, viitteen, summan, mihin ostoskoriin ja tilaukseen maksu liittyy ja niin edelleen
  • Pääset käsiksi jokaisen maksutapahtuman toimintoihin, joita ovat mm. tilakysely, kuittaus maksetuksi/avoimeksi, laskun aktivointi, maksun peruminen jne
  • Yhteenvedon maksutapahtumien määrästä, maksuprosentista, keskimääräisestä arvosta, yhteissummasta ja niin edelleen
  • Kattavat hakutyökalut, joilla voit etsiä maksutapahtumia esimerkiksi maksutavan, summan ja muiden ominaisuuksien mukaan
  • Etsiä viitteitä yksitellen vapaalla haulla tai antamalla rivinvaihdoin eroteltu usean viitteen sarja

Viitenumeroinnin muutos

Tähän päivitykseen liittyy muutos, joka ei ole niin kiva: viitenumerointi muuttuu.

Vanha viitenumero muodostettiin tilausnumerosta, jonka loppuun lisätään pankkiyhdistyksen standardin mukainen tarkistenumero jouduttiin hylkäämään kahdesta syystä.
Tilauksella voi olla useita maksuja, jotka vaativat omat viitteensä ja se, että uudessa versiossa tilaukset saavat tilausnumeron vasta onnistuneen maksun jälkeen.

Uusi viitenumero muodostetaan päivämäärän ja maksutapahtuman yhdistelmästä ja se näyttää esimerkiksi tältä: 2012 04120 02554, jossa alusta voi lukea päivämäärän 2012 huhtikuun (04) 12., sekä maksutapahtuman numeron 255. Päivämäärän ja maksutapahtuman numeron välissä on erottimena kaksi täytenollaa (00). Viitenumeron lopussa on vielä tarkistenumero.

Uudesta viitenumerosta ei voi suoraan päätellä mitä tilausta se koskee, mutta sen alusta voi lukea päivämäärän jolloin se on alunperin luotu. Voit hakea tuolla päivämäärällä (ja viitteellä) maksutapahtumia hallintatyökalusta ja löydät sieltä tarkat tiedot maksutapahtumista sekä siihen liittyvän ostoskorin, tilauksen ja toiminnot (kuten maksun tilan tarkistuksen).

  • Jep

    Miten viitenumeron saa muutettua niin että se on joka tilauksessa sama